Definisi purchase form

Purchase = pembelian
form = formulir

purchase form = formulir pembelian

PO atau purchase order adalah surat perjanjian kita dengan vendor bahwa kita akan membeli barang (yang disebutkan di dokumen itu) dengan ketentuan jumlah dan harga (yang disebutkan pula di dokumen itu) di mana dokumen ini akan menjadi dasar bagi vendor untuk mengirimkan barang.

Kepentingan PO ini biasanya akan sangat diperlukan apabila term of paymentnya adalah TOP yang berjangka, atau dalam bahasa yang lebih mudah: kita berhutang.

Ya, sekarang bayangkan bagaimana vendor akan percaya dengan kita dan mau mengirimkan barangnya apabila tidak ada dokumen yang mengikat? Siapa yang menjamin barang yang dikirimkan vendor akan kita terima apabila kita tidak mengirimkan dokumen resmi pemesanan barang dahulu kepada vendor? Apalagi jika kita berhutang dan tidak membayar DP terlebih dahulu.

Apabila sistem pembayarannya adalah kita membayar DP terlebih dahulu, maka prosesnya akan jauh lebih simpel. Kalau kita belum bayar, vendor tidak akan mau mengirimkannya. Tapi jika bukan seperti itu? Ya, harus ada dokumen resmi dari kita perihal barang apa yang kita pesan, harganya berapa, dan jumlahnya berapa.

Sekarang coba kita balik. Jika ada customer yang memesan kepada kita, lalu mereka mau ngutang, apa dasar kita membuat sales order atau SO? Ya, tidak ada. Karena itulah, kita pasti akan menuntut Purchase Order yang dikirimkan oleh customer terlebih dahulu, baru kita mau menyisihkan stok produk kita untuk disiapkan pengirimannya kepada customer.

Nah, jadi karena itulah, kita membutuhkan purchase order atau PO sebagai dasar perjanjian pembelian, baik dengan vendor maupun customer.