Jelaskan peranan surat dalm administrasi perkantoran

 Tujuan penulisan surat

     Surat merupakan alat ukur keberhasilan dan kemajuan suatu organisasi. Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian juga dengan penulisan surat mempunyai tujuan tujuan tertentu sebagai berikut:

a.       Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain.

b.      Ingin mendapat balasan / tanggapan dari penerima / pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.

c.       Memperlancar arus informasi yang di terima jelas dan tidak salah tangkap.

 Fungsi surat

            Surat dinilai efektif bila yang di sampaikan penulis kepada penerima sejalan atau sesuai dengan kehendak pengirim. Maka isi surat harus jelas, mudah di mengerti dan dipahami pihak penerima sehingga tidak menimbulkan salah paham dan keraguan dari pihak penerima.

Surat mempunyai beberapa fungsi antara lain sbb:

a.         Surat sebagai dokumen tertulis

    Surat sebagai dokumen tertulis dipergunakan bila terjadi perselisihan antara kantor kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Bila digunakan untuk hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama, surat dipakai untuk alat pengingat. Sedangkan surat bisa dijadikan bukti historis, yaitu dipergunakan sebagai bahan riset.

b.         Surat sebagai duta / wakil

        Surat sebagai duta artinya surat menjadi wakil secara tertulis dari organisasi, instansi, atau pun perusahaan.

c.         Surat sebagai otak tata usaha

               Penyusunan surat sebagai salah satu pekerjaan kantor mempunyai ciri-ciri yang tidak berbeda dengan pekerjaan kantor lainnya.

d.        Surat sebagai media komunikasi

          Komunikasi dipandang efektif apabila apa yang di komunikasikan itu sampai ke tujuan sesuai dengan sumbernya. Surat sebagai alat komunikasi tertulis harus pula efektif, artinya dapat mencapai tujuannya maka surat harus ditulis dengan jelas dan tentang apa yang dimaksud.

Suatu surat yang tidak jelas dan tidak terang maksudnya akan mengakibatkan:

1)      Si penerima surat tidak mengerti maksudnya

2)      Keragu-raguannya bagi penerima,

3)      Apa yang dinyatakan atau yang dikehendaki mungkin tidak akan mendapat jawaba