Jenis bahan perishable

Cara pembelian persediaan (bahan makanan)

Pembelian bahan makanan dengan sistem kontrak

Ada dua jenis pembelian bahan makanan dengan cara kontrak, yaitu:

1. Kontrak untuk jangka waktu tertentu

Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti dalam jangka waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu sulit-sulit mencari suplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan, tergantung lamanya kontrak. Tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan juga akan memudahkan di dalam penatapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan. Pembelian dengan sistem kontrak ini akan lebih menguntungkan lagi bila diutamakan untuk jenis bahan yang mempunyai harga yang stabil untuk periode-periode tertentu.

2. Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu

Mempunyai tujuan diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan, dan mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang penting dan sulit diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya tersedia di pasar pada musim-musim tertentu (bahan musiman).

Yang perlu diingat dalam pembeian bahan dengan sistem kontrak ini adalah kontrak sebaiknya dilakukan secara tertulis, dan kalau perlu dilakukan dihadapan notaris untuk dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu: bagian pertama, mencantumkan tentang kondisi umum seperti jangka waktu kontrak, bagaimana pengiriman barang-barang yang dibeli? Kepada siapa invoice harus dikirimkan? Bagaimana sistem pembayarannya? Contoh bahan yang dibeli,dan sebagainya. Sedangkan bagian kedua tentang hal-hal yang khusus dan spesifik, seperti standar spesifikasi untuk setiap jenis bahan yang dibeli, atau disebut denganstandard purchased spesification.

Pembelian bahan makanan secara harian

Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak tahan lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka karyawan bagian dapur yang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya dilakukan pada siang hari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli kembali sehingga jumlah yang harus dibeli kembali sehingga jumlah yang harus dibeli, maka mengajukan order pembelian melalui chef untuk disetujui.

Untuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar yang diperlukan hotel/restoran, maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok (supplier) yang sudah direkomendasikan. Oleh sebab itu diperlukan daftar supplier yang telah diberi rekomendasi untuk memasok barang/bahan bagi hotel/restoran.

Pembelian bahan makanan secara kuota mingguan

Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan untuk bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini karena pengiriman sekali dalam seminggu atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan grocery adalah sangat sesuai.

Prosedur atau metode pembelian dengan cara mingguan, sama dengan prosedur pembelian cara harian. Dan yang perlu diketahui adalah, dalam pembelian cara kuota mingguan ini setelah bagian pembelian menerima daftar bahan/barang yang harus dibeli dari bagian yang bersangkutan kemudian bagian pembelian mengirimkan daftar bahan/barang yang akan dibeli tersebut kepada pemasok(supplier) untuk membuat kuota harga. Setelah bagian pembelian menerima daftar kuota harga dari masing-masing pemasok (supplier), kemudian bagian pembelian akan menentukan pemasok (supplier) mana yang akan memasok bahan/barang yang dibutuhkan untuk minggu yang akan datang tersebut.

Untuk pembelian secara kuota harian, yang pada umumnya untuk bahan-bahan makanan golongan grocery, maka standar spesifikasinya sulit dirinci secara detail, maka pada umumnya yang digunakan adalah nama merk, ukuran, berat, dan jumlah.

Pembelian bahan makanan secara ‘Cash and Carry”

Cara ini biasanya digunakan oleh hotel-hotel kecil-menengah, dimana umunya bahan/barang yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang yang mudah didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau toko atau tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan oleh restoran karena harganya lebih murah. Ada beberapa keuntungan yang bila menggunakan pembeilan cara Cash and Carry, diantaranya:

a. Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja

b. Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah sedikit.

c. Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya melalui katalog

d. Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika

Sedangkan kerugiannya adalah:

a. Harus menyediakan orang yang ditugaskan untuk membeli beserta transportasinya

b. Hotel/restoran harus membayar tunai.